Compta, admin, finance, ... : Comment s'organiser ?
... Mais aussi "que faire si j'ai fait un achat perso avec ma CB pro ?" et "Quel est le délai de paiement légal de mes factures ?" ...
Au programme de cette newsletter :
Le sujet du jour : Comment bien s’organiser pour gérer son admin / sa compta ?
Au quotidien : J’ai fait un achat personnel avec la CB de la boîte par erreur.
Au quotidien : Quel est le délai de paiement légal de mes factures ?
Comment bien s’organiser pour gérer son administratif, sa fiscalité, sa comptabilité ?
Introduction
Si vous êtes dirigeants et avez déjà connu une clôture comptable, il y a fort à parier que vous vous êtes dit “allez, l’année prochaine, je m’organise mieux pour que ça aille plus vite”.
Sentiment que c’est une corvée, résultat qui vous paraît avoir peu de valeur ajoutée, incompréhension des états financiers qui sont générés, … sont autant de symptômes d’une organisation qui est à améliorer pour que votre comptabilité et votre suivi financier ne soient plus un poids mais un outil à votre disposition pour diriger.
Pourquoi s’organiser correctement ?
Dans un monde idéal (ou si vous travaillez avec nous - #InstantPub) la finance et la comptabilité sont au service de vos décisions et sont là pour vous aider à comprendre de manière objective ce qu’il se passe dans l’entreprise.
Quelques exemples de processus et d’outils disponibles avec un bon suivi :
Un budget prévisionnel proche de votre réalité ;
Des clôtures mensuelles rapides ;
CA, charges, salaires, … Donc le résultat net de votre activité ;
Une comparaison avec votre prévisionnel poste par poste ;
Un résultat net projeté par rapport à votre objectif initial.
Une vision permanente des problèmes à gérer :
Les factures d’achats manquantes ;
Les paiements à émettre aux fournisseurs ;
Les clients à relancer pour qu’ils règlent.
Un tableau de bord avec des indicateurs utiles
Trésorerie actuelle + projection de solde ;
La TVA à décaisser ;
CA, charges, résultat net ;
La masse salariale ;
…
Avec ces éléments en place, au-delà d’avoir de meilleurs outils d’aides à la décision, vous réduisez la part d’inconnu (qu’est-ce que je vais avoir à payer que j’oublie 🤔 ?) et donc gagnez en sérénité au quotidien.
Essayons de voir maintenant comment s’organiser pour générer une partie de ces documents régulièrement.
Malheureusement, je ne pourrai pas traiter chacun des cas spécifiques (auto entreprise, SARL, SAS, …) et vais donc donner des exemples génériques.
S’organiser avec son expert-comptable
La lettre de mission
Toute bonne organisation comptable commence dès la lettre de mission.
Cette dernière récapitule l’ensemble des prestations que va effectuer le cabinet d’expertise comptable pour vous. Elles peuvent être plus ou moins complètes mais voici, selon moi, ce qu’une bonne lettre de mission devrait au moins comprendre :
La tenue et la révision des comptes et leur transmission à l’administration fiscale ;
Bon, ça, c’est évident.
Les déclarations fiscales / sociales / administratives courantes ;
Vous allez penser à déclarer et payer votre taxe d’apprentissage sinon ?
L’accès au logiciel de comptabilité en ligne.
Il y en a des plus ou moins archaïques selon les cabinets malheureusement.
“Pier-Thibaud, pourquoi je prendrais le logiciel de compta en ligne ? Je ne vais rien saisir moi-même.”
Non, vous n’allez rien saisir vous-même, on est d’accord.
Par contre, vous allez pouvoir exporter des données régulièrement sans demander ça à votre interlocuteur par e-mail systématiquement, on y revient plus bas.
En plus, si vous travaillez avec d’autres parties prenantes (un gestionnaire de paie, un DAF externe 👋 - ou même certains outils numériques), eux saisiront des lignes, j’en parle juste en dessous.
En parallèle, vous pouvez aussi selon vos compétences et/ou vos autres prestataires, signer sur votre lettre de mission :
La gestion du social ;
Parce qu’il faut à tout prix que la paie soit correctement intégrée en comptabilité - des partenaires extérieurs peuvent tout à fait l’intégrer correctement.
Les déclarations de TVA ;
Là aussi, il est important qu’un lien avec le logiciel de comptabilité soit réalisé. Il peut arriver qu’en cas de TVA complexe (inscriptions dans plusieurs pays par exemple), votre cabinet d’expertise comptable vous dirige vers des offices de déclarations spécialisées.
Petite précision sur la TVA, si vous êtes en TVA annuelle, demandez le coût du passage en TVA mensuelle à votre cabinet (certains facturent à la déclaration, d’autres non) pour simplifier votre gestion de trésorerie.
L’assemblée générale de clôture.
Disons que, selon les cas, si c’est votre cabinet d’expertise comptable qui s’en occupe, ça va souvent plus vite à organiser.
À mon grand regret, l’étape de la lettre de mission est encore trop sous-estimée tant par certains experts-comptables que par certains entrepreneurs. Mal cadrer la collaboration à ce moment-là, c’est s’assurer des problèmes par la suite.
Que faut-il transmettre et quand ?
On va partir du principe que vous êtes en TVA mensuelle et que votre cabinet d’expertise comptable gère tous les points qu’on a vus dans la lettre de mission.
⚠️ Je pars aussi du principe que vous êtes en comptabilité d’engagement. S’il y a des grandes différences avec la comptabilité de trésorerie (Dougs, Indy, Numbr ainsi que leurs comparses), j’essaierai de les signaler.
Pour tenir votre comptabilité au mieux, votre interlocuteur comptable (généralement différent de votre expert-comptable) a besoin de 3 sources de données qu’il ne peut obtenir que de vous :
Le(s) compte(s) bancaire(s) ;
En 2023, logiquement, vous le connectez au début et n’y touchez plus.
InstantPub #2 - si votre cabinet d’expertise comptable n’a pas votre banque dans son connecteur (Qonto ou Shine sont peu présentes ou payantes par exemple) nous avons ce qu’il faut à un prix plus raisonnable - contactez-nous.
Vos factures d’achats ;
Au moment où vous les recevez et non au moment où vous les payez, c’est TRÈS important.
Vos factures de ventes ;
La plupart des outils en ligne proposent désormais un accès “expert-comptable” gratuitement avec votre compte - pensez-y.
Évidemment, tenir une comptabilité nécessite de saisir de nombreuses autres écritures. Mais concernant ces 3 sources de données, vous êtes responsable de bien les fournir.
Pour le rythme de transmission, échangez avec votre cabinet comptable pour connaître leur préférence. Certains préfèrent une fois par mois, d’autres au fil de l’eau, … Dans tous les cas, une fois par mois est la fréquence minimale à tenir si vous ne voulez pas prendre trop de retard.
Comme mentionné dans mes remarques sur chaque point, les comptes bancaires peuvent être synchronisés en début de collaboration.
Les factures de vente quant à elle, dès lors que vous les réalisez via un logiciel de facturation en ligne, peuvent être normalement récupérées par votre cabinet comptable directement dans le logiciel.
Concentrons-nous donc sur les factures d’achats.
Focus : Suivre ses factures d’achats
C’est ZE sujet qui pose problème dans la comptabilité des clients généralement - les factures d’achat (et les justificatifs de charges de manière générale…).
Comme il s’agit ici du cœur du réacteur côté entrepreneur, je vais essayer d’être extrêmement concret et de répondre aux questions :
Comment s’organiser niveau physique ?
Comment s’organiser niveau numérique ?
Comment suivre les paiements fournisseurs et autres informations utiles ?
Évidemment, vous pouvez prendre une prestation clé en main de soutien administratif, nous en avons créé une pour que vous n’ayez rien à penser de tout ce que je vais écrire dessous. C’était l’instantPub #3 sur 4, c’est bientôt fini, promis.
Factures physiques : que faire ?
On aimerait tous - ou la plupart d’entre nous - arriver au “0 papier” qui nous permettrait d’avoir un seul et unique flux de facture numérique. Malheureusement, il y a toujours des achats qui entraînent des factures physiques.
On verra dans la partie suivante que notre technique consiste à les traiter dans le flux de factures numériques. On va donc les scanner et les ranger pour les conserver en cas de contrôle.
Il y a débat sur la nécessité de conserver ou non les pièces physiques dès lors qu’elles sont scannées. N’ayant pas assez de matière pour être précis à ce sujet, je me garderais bien de donner mon avis sur le sujet, je pars du principe qu’il faut les stocker.
De notre côté, voici ce que nous conseillons à nos clients pour leurs factures physiques à chaque exercice :
Un classeur assez épais à 2 anneaux ;
Un tampon “scanné” ;
Une perforatrice 2 trous ;
12 intercalaires - 1 par mois ;
12 pochettes en plastique transparentes - 1 par mois.
Côté scanner, nous sommes familiers avec la version iOS de Swiftswan Premium (40€ TTC par an) qui nous permet. Cela nous permet que les fichiers soient scannés semi-automatiquement puis envoyés sur notre outil de stockage numérique (Google Drive en l’occurrence).
Le process est simple, une fois par semaine ou moins selon le volume :
Vous scannez l’intégralité de vos factures ;
Vous tamponnez les factures concernées avec le tampon “scanné” ;
Vous rangez les factures mois par mois dans le classeur sous l’intercalaire concerné et utilisez les pochettes en plastique pour mettre les tickets de restaurants et autres formats inférieurs à A4.
Ce process n’est pas parfait mais il est peu coûteux, peu complexe, simple à tenir dans le temps. La plupart des clients que nous accompagnons fonctionnent ainsi depuis plusieurs mois voire années.
“Hey Pier-Thibaud, t’as pas une astuce pour éviter les factures physiques ?”
J’ai remarqué avec le temps que beaucoup d’hôtels, de petits commerces (cordonnerie, pressing, …) vous impriment une facture tout simplement par réflexe historique parce qu’ils ont toujours fait ainsi.
Lorsque vous demandez une facture, pensez à demander s’ils peuvent vous l’envoyer par e-mail et ayez une carte de visite à leur laisser avec les mentions légales + votre e-mail. Ça ne marche pas à chaque fois mais quand même très régulièrement.
Factures numériques et numérisées
Dans cette partie, je vous propose une organisation minimaliste issue de la manière dont nous gérons les pièces de nos clients afin de les suivre facilement et rapidement.
Évidemment, certains de nos outils développés en interne nous permettent de faciliter la transmission des pièces mais je vous propose ici une manière clé en main de vous organiser et comme d’habitude : simple à tenir.
Premier élément nécessaire : un espace de stockage en ligne. De note côté, il s’agit de Google Drive mais si vous êtes sur Dropbox, la même chose est possible.
Dans cet espace en ligne, on va commencer par créer les dossiers suivants :
“Exercice en cours” (2023 par exemple)
Inbox
À transmettre
Transmises
Autres
Ensuite, on va procéder de manière assez simple.
Tous les fichiers que vous recevez au quotidien, vous les mettez dans le dossier '“Inbox” - et vous les oubliez pour le moment.
Quand vous faites votre suivi administratif, vous rangez tout ce qui n’est pas une facture d’achat dans un autre dossier de votre Drive. Toutes les factures d’achats restantes, vous les passez dans “A transmettre”.
Quand vous faites votre comptabilité (que ce soit via une plateforme en ligne ou via un cabinet comptable) vous transmettez toutes les factures du dossier “A transmettre” et une fois envoyées vous les déplacez dans le dossier “Transmises”.
Et voilà.
Tips : Le moteur de recherche de Google Drive arrive à lire dans les PDF, vous pouvez donc chercher directement par nom de fournisseur et retrouver une facture.
À savoir que pour connaître vos factures non réglées (si vous êtes en comptabilité d’engagement) il vous suffit de demander un grand livre fournisseur à votre cabinet comptable afin de connaître la liste des factures non réglées (… D’où l’importance de bien les envoyer dès réception et non une fois le paiement effectué).
“Et si je veux aller plus loin et m’organiser encore mieux ?”
Sans investir dans un outil trop complexe, vous pouvez créer un tableur sur Google Sheets avec plusieurs onglets (Factures clients, Factures fournisseurs, Reçu, Autres, …).
Dans cet onglet, rentrez les informations importantes (Fournisseur, numéro de facture, montant HT, TTC, Payé ou non), mais aussi et surtout le lien vers la facture stockée sur Google Drive.
Et si vous voulez aller encore plus loin, utilisez Zapier ou Make pour ajouter une ligne dans le tableur à chaque fois qu’un fichier arrive dans le dossier “Inbox”, ça vous simplifiera le quotidien.
Conclusion : Ne vous compliquez pas la vie
Le mieux étant l’ennemi du bien, n’essayez pas de mettre en place un système de suivi de vos factures d’achats trop complexe. Prenez plutôt l’habitude d’avoir une routine de travail qui vous permet d’être à jour de vos informations.
Par exemple (là aussi dans le cas où vous êtes en comptabilité d’engagement), tous les 15 jours :
Transmettez vos factures d’achats reçus à votre cabinet comptable ;
Demandez au même moment (ou Exportez si vous avez les accès 😉) de vous transmettre une fois la saisie réalisée :
Un grand livre fournisseur (ou vos balances fournisseurs) pour connaître vos factures fournisseurs à régler ;
Le compte d’attente qui synthétise les paiements que vous avez effectués mais que votre comptable n’arrive pas à rattacher à un fournisseur.
Une balance âgée client pour connaître vos créances clients.
Si vous avez peu de factures d’achats et que vous souhaitez les transmettre une seule fois par moi, pensez à les envoyer avant le 10 du mois suivant pour que votre interlocuteur comptable ait le temps de les saisir et de vous donner le montant de votre TVA mensuelle à décaisser.
Avec l’ensemble de ces documents, vous aurez une vue complète de :
Vos paiements à émettre ;
Vos factures manquantes / à retrouver ;
Vos clients à relancer par date d’ancienneté de la facture.
Le secret d’un bon suivi administratif et financier ne réside pas dans sa complexité mais bien dans sa régularité tout au long de l’exercice.
💡 Vous vous êtes probablement rendu compte que je n’ai pas parlé aujourd’hui des rapports de trésorerie et du budget prévisionnel… C’est normal. Ce sont des sujets qui méritent eux aussi des parties intégrales et que je traiterai proprement.
Dans le prochain numéro
Après ces deux éditions sur la comptabilité et sa bonne tenue, on changera complètement d’univers pour le prochain numéro en parlant de la série “D’Argent et de Sang” sur Canal+.
Dans la lignée du film “Carbone” et du documentaire “Les Rois de l’Arnaque” sur Netflix, cette série romance les faits rapportés par Fabrice Arfi dans son livre documentaire du même nom sur l’arnaque du siècle : l’arnaque à la TVA sur les quotas carbone.
Aucune critique cinématographique rassurez-vous mais une explication des escroqueries à la TVA, notamment les carrousels de TVA et les mécanismes qui ont permis à différents escrocs de voler plusieurs milliards d’euros à l’Etat français.
Au quotidien : J’ai fait un achat personnel avec la CB de la boîte par erreur.
TL ; DR
Rien de grave, faites un virement sur le compte de la société et prévenez la personne qui s’occupe de votre comptabilité.
Long story
Pas de panique ! Avec la multiplication des CB préenregistrés sur de nombreux sites, il arrive régulièrement que des paiements personnels soient effectués avec une carte bancaire pro.
Si vous êtes en Entreprise Individuelle, c’est un peu différent car vous n’avez pas de compte courant d’associé dans votre comptabilité : assurez-vous simplement que la charge ne soit pas comptée dans votre exercice.
En SAS, SASU, EURL, SARL, … Votre comptabilité présente un “compte courant d’associé” vous permettant de “prêter” de l’argent à la société.
Si vous effectuez donc un paiement personnel avec une CB de la société, prévenez rapidement votre comptable afin qu’il passe la ligne dans votre compte courant d’associé et cela constituera donc de l’argent que vous devrez à la société.
Attention : vous ne pouvez pas clôturer un exercice avec un compte courant d’associé débiteur (ie vous devez de l’argent à la société) donc vous devrez rembourser votre dû pour clôturer votre comptabilité proprement !
PS : Il y aurait une newsletter entière à faire sur la bonne gestion des comptes courants d’associés en entreprise, n’hésitez pas à signaler si c’est un sujet qui vous intéresse.
Au quotidien : Quel est le délai de paiement légal de mes factures ?
TL ; DR
C’est 30 jours sauf accord, peu importe ce que vous écrivez sur votre facture.
Long story
Pour de nombreuses TPE et PME françaises, le délai de paiement est un sujet d’importance vitale.
Mais alors qu’en est-il réellement du délai légal ? Comment se mettre d’accord avec un client ? Un client peut-il vous payer à 60 jours ?
En l’absence d’un accord client - fournisseur (et hors cadres spécifiques de certains secteurs d’activité), le délai de paiement légal est de 30 jours après la date de livraison ou date d’exécution de la prestation.
Ce délai ne peut pas dépasser 60 jours après la date de facturation et un accord entre le client et le fournisseur peut permettre un accord à 45 jours fin de mois.
Et là attention, “45 jours fin de mois” peuvent être calculés de deux manières :
(1) On prend la date de facturation, on va “à la fin du mois” et on ajoute 45 jours.
(2) On prend la date de facturation, on ajoute 45 jours, on va “à la fin du mois”.
😶🌫️ C’est pareil ? Prenons deux exemples de factures à 3 jours d’écart pour chaque mode de calcul.
Mode de calcul 1
Vous émettez une facture le 14/10/2023 :
On va “à la fin du mois” => 31/10/2023
On ajoute 45 jours => 15/12/2023 vous êtes donc payés après + de 60 jours.
Vous émettez une facture le 17/10/2023
On “à la fin du mois” => 31/10/2023
On ajoute 45 jours => 15/12/2023 vous êtes donc payés après - de 60 jours.
Vous l’avez compris, avec ce mode de calcul, vous êtes payés à date fixe peu importe le jour du mois où vous facturez.
Mode de calcul 2
Vous émettez une facture le 14/10/2023 :
On ajoute 45 jours => 29/11/2023
On va “à la fin du mois” => 30/11/2023 vous êtes donc payés en moins de 60 jours.
Vous émettez une facture le 17/10/2023
On ajoute 45 jours => 01/12/2023
On va “à la fin du mois” => 31/12/2023 vous êtes donc payés à + 60 jours.
Avec ce mode de calcul très défavorable, vous pouvez être réglé après presque 75 jours en cas d’accord 45 jours fin de mois.
“Moi pour me protéger, j’ai mis la mention Paiement à réception sur mes factures !”
Et bah c’est super.
Malheureusement, ça ne vaut pas accord client - fournisseur et votre client est tout à fait dans son droit de vous régler à 30 jours. Cela n’enlève en rien la possibilité de négocier un paiement précoce malgré tout mais votre client n’est en rien hors de son droit s’il ne vous paye pas à réception.
Source : https://www.economie.gouv.fr/cedef/delais-de-paiement-entre-entreprises
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Instant PUB #4
C’est le dernier, ça y est.
Le 23/11 prochain à 16h00, nous organisons notre premier webinaire autour de la gestion et l’amélioration de la trésorerie.
Vous êtes les bienvenus en vous inscrivant ici : https://forms.penge.fr/webinaire